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どーも、下っ端社員おにーさんです。


 


10年以上も同じ会社にいると、さまざまな社員と一緒に仕事をすることが多いですが、その中で必ずと言っていいほどいるのが、ケアレスミスの多い人ですよね。しかもそういう人ってなぜかめちゃくちゃ反省したり気をつけていたりするのにやっぱりミスをやっちゃうんですよね。今回は純粋に私の会社内においてケアレスミスをしやすい人の特徴と、対人関係・業務環境から考察してみた原因と対策をまとめてみたいと思います。 



ケアレスミスをする人や仕事の特徴


おにーさんの会社にもケアレスミスをするひとがそれなりにいます。彼らは一貫してにたような特徴がありそうな気がしますが、あくまで私の感じ方ですので一概には言えないこともあります。下記を参考にして自分がミスを起きやすいタイプなのか見つめ直してみると良さそうです。


何かをチェックするタイプの仕事はケアレスミスが起きやすい


おにーさんの会社では、社内で使用されているツールを使って項目を1つずつチェックしていく人海戦術のような業務があります。これは1人や2人でやるわけではなく10人単位で実施される業務です。ですがこの中の数人がいつも同じような間違いを起こしているのです。逆に間違いがない人は本当にないです。ちなみに、必ず毎回ガイドラインのようなものを熟読して、業務対応中もそれらを確認しながら対応しているようです。


言葉だけで決めた内容の仕事はケアレスミスが起きやすい


会議やコミュニケーションを通じて、目的とゴールを決めてその内容を文字にしていない場合はケアレスミスが起きやすいと思います。これは文字に起こすことで、内容について共通認識がまとまっているためです。口頭だけの場合は、それぞれの感じ方や考えで仕事をしてしまう可能性があり、そのため齟齬が生じてミスになりやすいです。


ミスしないようにしよう、しっかり確認しようとするとミスが起きやすい


おにーさんの会社にもいますがこういう人は多いです。よくケアレスミスをするので次はしっかり確認します。じっくり確認してから提出します。といった反省をするのですが、事実としてケアレスミスがなくなっていないので、効果があるとは言えません。また、こういう精神論みたいなものにすがりやすいのもミスが起きやすい原因です。


 


ケアレスミスを防止する方法はあるのか、どうすればいいのか？


もちろんあります。ですが個人差がありますのでいろいろ試して自分に一番あった対策や考え方を持って仕事をするのが一番だと思います。


「ミスしないように気をつける」と思わない、思わせない環境が必要


人間というものは不思議なもので、ミスしないようにしようとすると逆にミスをしてしまう生き物です。ですので、そんなことを思う必要がない状況を作るのが大事だと思います。例えば以下のような。



  • 簡単なツール（EXCELとかでいいよ）を使った確認環境を整備する 

  • ケアレスミスをしにくい業務を任せて本人の精神的負担を減らす

  • ミスをしたときに上から怒るのではなく対等な目線で一緒に対策を考える


 


人間が間違うのであれば人間が確認しなくてもいい状況を作ったほうがいいです。何もめちゃくちゃハイテクな確認ツールを作れと言っているわけではなく、もしかしたらわざわざそこをチェックする必要がない箇所かもしれないなと一度止まって考えてみてください。


もし効率化ができそうな箇所であれば実施してみましょう。私の会社でも実際にそういった簡易的な機能を使ったことでかなりミスが減った業務があります。


また、本人はケアレスミスが多いことでかなり萎縮してしまいがちです。またミスをしてしまった。怒られる。でも次はミスしないようにしっかり確認しよう。などと思いやすくなります。そこを責めるのではなく、いっそ別の業務をやらせてみてはいかがでしょうか。


向き不向きというのは結局ミスをしやすいかどうかというのに関わっている気がします。本人がミスって凹んでしまっているときに追い打ちで怒ってしまっては、さらにミスをさせてしまいかねません。対等な目線に立って、なぜそのミスが起きたのかを一緒に考えて対策を練ることで本人の気持ちに余裕ができると思います。


 


ミスをする本人ができそうな対策・防止策


まわりが効率化や環境づくりを実施してもミスをするときはします。その場合本人ができる対策についても紹介しておきます。これを参考に自分で工夫してみてください。



  • ミスしないようにしなきゃという精神論を捨てる

  • 今までやっていた対策があるならやめる


一番大事なのは本人の思考にあると思っています。ミスしないようにしなきゃって思いながら仕事をすると、なぜその仕事をするのか、その仕事のゴールは何なのか？という一番仕事において大事な部分がなくなり、ミスをしないことが業務内容で優先されてしまうため、結局は仕事としての質が落ちてしまいます。つまりミスにつながるわけですね。まずは、段階的に仕事内容を分けてみて、○○の部分はこういうふうにできていたらOKだ、のように1クッションずつ考えて対応してみてはどうでしょう。


今までやっていた対策があるならやめる、という点についてですが、私の本音としては正直ケアレスミスをする人って実はそんなにしっかりした対策をしておらず、「しっかり確認しよう」と思っている人が多い印象です。つまり、確認することが大事だと思っているということですね。いや、もちろん確認すること自体は構いませんが、そこが重要だと思っている節があるということです。


しっかり確認する時間をとってもケアレスミスをするのであればその時間は無駄です。


と言いたいです。であればその確認していた時間を別な方法使ってみてもいいのではないかと思います。簡単なツールを作って確認しなくても良い環境にするとか、対策を講じていたのであれば、全くミスをしない先輩や同僚に自分が実施しているミス対策が本当に大丈夫なのかアドバイスを受けてみるというのもいい手段だと思います。


 


ケアレスミスはヒューマンエラーの1つである


仕事でもなんでもそうですが、人間である以上ミスが発生する確率はまったくのゼロではありません。また世間的に大きなニュースになるような企業の事故についてもその多くはヒューマンエラーが関係あると思っています。


ヒューマンエラーとは


一般的な意味として人為的な過誤や失敗のことを言いますが、だいたいの方々は意図しないで発生したネガティブな結果のことをヒューマンエラーと認識しているかと思います。つまりは、ちゃんと確認したのに間違っていたといったことですよね。もしくは、いつもやっていることだから、間違うわけがないと思える状況でやってしまうようなことも経験として思い浮かぶと思います。


ヒューマンエラーは防ぐことはできない

残念ながら、ヒューマンエラーは人間の慢心や狎れ（なれ）などによって起こりやすいミスでもあるので、人間である以上は完全になくすことはできません。ただ、あることを実践すれば限りなくミスをする確率を下げることができます。


ヒューマンエラーが起こる確率は大幅に下げられる

これは実際に体験した、会社の研修チームが社内の部署や地方拠点も含めて実践した講座の内容ですが、至極簡単でした。結局はタラレバの話をどう活かすかという点のみが重要な対策になりうることだったのです。以下の例で実際にやってみましょう。


 



Aさんは、Bさんから頼まれた書類の作成についての期限を口頭で聞いていた。けれども、その前にCさんから最優先で頼まれていた仕事を片付けることの方が大事であり、その仕事を対応している間に頼まれた書類の作成の期限がいつまでだったかを失念してしまい、Bさんに聞こうと思ったが、すでにBさんが出張へ行ってしまい連絡が取りにくい状況となってしまった。その後、出張から帰社したBさんが、Aさんに頼んでおいた書類の作成が終わっていないことに気づき激怒してしまった。



 


少し無理やりな例ではありますが、この例を使ってタラレバをやるのです。具体的にどうやるのかというと、例の文章を読んで、文節やターニングポイントに区切ります。そしてその区切ったものに対して、このタイミングで○○をしていれば防げたかもしれないということを、どんなことをすればよかったのかという内容も相談しながら何人かでやってみることをおすすめします。


 


 模範回答例

私であればターニングポイントはこのあたりだと考えます。



  1. Bさんから頼まれた書類の作成についての期限を口頭で聞いていた。

  2. Cさんから頼まれた仕事をしている間にBさんが出張に行ってしまった。


 


では、この2つについてタラレバを挙げてみましょう。



  • 聞いた直後に頼まれた期限をメモしておけたら防げたかもしれない

  • 最優先の仕事があるため期限を相談しておけば防げたかもしれない

  • Bさんの出張予定を把握していれば、出発前に相談して防げたかもしれない


 


などなど、いろいろな視点で考えることが大事ですがパッとでてくるのはこんな感じでしょうか。結構面白いので、飲み会で反省するときやKPTをするときに、みんなで実践してみるといいんじゃないでしょうか。


 


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ミスをする人 ＝ 仕事ができない人 というわけではありませんが、仕事への姿勢で結構変わってくるものです。もし仕事ができない人だなと思われている気がするのであれば、この記事も役に立つと思いますよ。 


mattanlifehack.hatenablog.com